1 : Préparation des informations et présentation
1- Je réunis toutes les informations nécessaires
Concernant l’activité: comment elle va fonctionner, avec qui, nombre de personnes, date et lieu, budget détaillé, plafond éventuel de l'InterCE, les intervenants, qui sera le ou les responsable (s)…. Etc
2- Je la présente en réunion de bureau InterCE : bureau.ice.grenoble@gmail.com
3- Je fais voter l’activité avec :
-Le montant de l’activité
-La ligne budgétaire + code analytique. A créer par Laurence Rey si nouvelle activité avec nouveau code.
-Le nombre de personne, si places limitées, processus de sélection si plus d’inscrits que de place.
-La date limite d’inscription si besoin.
4- Je transmets les informations à l'équipe administrative de l'InterCE
2 : Convention
Prévoir un délai pour les étapes suivantes (5 à 8) avant que les adhérents puissent s’inscrire.
5- J’établis une convention si nécessaire
-Je demande un justificatif du statut quand c’est un intervenant.
-Durée de l’intervention.
-Je fais signer la convention par le Président InterCE. Trame disponible auprès de Laurence Rey
-Je l’adresse à Laurence Rey une fois signée.
-Je demande les attestations d’assurance que je fais suivre à Laurence Rey si convention.
-Je demande la RGPD de l’organisme si nécessaire
J'ai besoin d'information concernant la couvertue de l'assurance de l'InterCE, je contacte : interce_communication@hpe.com
3 : Paramétrage – Page web - Article journal
6- Je demande le paramétrage
Référent Emmanuel Dumy, copie Fatima Gallo, Emilie Evrard
Fichier de paramétrage à remplir (envoyé au RA par le président ou le bureau de l’InterCE en début d’exercice)
Accusé de réception du fichier par un des paramétreurs ( Emmanuel, Fatima ou Emilie)
Mail envoyé au RA lorsque le paramétrage est terminé, avec en copie Fatima Gallo pour préparation de la page web.
7- Je donne les infos pour la page web
Référente Fatima Gallo, copie Ingrid Bovetti, Emilie Evrard
Donner les informations pour la page web
Validation de la page avec le RA et ouverture de la page.
8- Je prépare un article pour le journal: Planning Flash InterCE (ICE)
Une newsletter tous les 15 jours, le jeudi . Référente Emilie Evrard à contacter sur l'adresse :
de la boite de l’InterCE : interce_communication@hpe.com
L’article est à envoyer au plus tard le mercredi, veille de la sortie, composé de (trame disponible à l'adresse ci-dessus):
- Titre
- Phrase d’accroche et petit descriptif. Le reste dans la page web
- Tarifs adhérents
- Date de fin d’inscription
- Lieu
- Contact
Formulaire de paramétrage
Lorsque la demande de paramétrage RA est validé par bureau InterCE merci de le faire parvenir à :
emmanuel.dumy@hpe.com / copie fatima.gallo@hpe.com, emilie.evrard@hpe.com
Informations pour la page web
Afin que la page web de l'activité soit la plus complète possible, il est utile de fournir un maximum d'informations tel que :
Modèlel article Flash InterCE
4 : Paiement et planning des virements fournisseurs
9- Je verse un acompte (si besoin)
Je demande une facture d’acompte au fournisseur
Un RIB avec adresse postale et mail et N° de Siret du fournisseur
Je l’adresse à Laurence Rey avec le formulaire de demande de paiement InterCE
- Raison de la dépense
- Commission
- Code analytique
- Date de la demande
10- Je demande le règlement de la facture (solde ou global)
Je demande une facture de règlement (déduction de l’acompte fait si acompte)
Un RIB adresse postale et mail et N° de Siret du fournisseur
Je l’adresse à Laurence Rey avec le formulaire de demande de paiement. InterCE
- Raison de la dépense
- Commission
- Code analytique
- Date de la demande
Le paiement intervient après la réalisation de l’activité.
Tous les virements fournisseurs sont planifiés toutes les quinzaines le mercredi matin. Planning sur web InterCE
Les demandes sont à faire parvenir avant le mardi soir précédent le virement.
Le fournisseur est informé par mail du virement effectué.
Calendrier et demande de règlement
Vous envoyez votre demande de paiement à : laurence.rey@hpe.com
Service comptabilité du CSE : factures fournisseurs / factures groupements employeurs & conventions associées.
Les factures doivent être impérativement libellées au nom du :
AS HPG InterCE
5 Avenue Raymond Chanas
EYBENS
38053 GRENOBLE
Pour informations, vous référer aux normes sur les factures.
Les virements fournisseurs sont déclenchés tous les 15 Jours tous les mercredis matins sauf périodes de vacances.
Merci de vous référer aux dates programmées dans le planning, ci-contre.
Pour tenir cette date limite, l’ensemble des documents justificatifs doit parvenir à la comptabilité avant le mardi matin 12h00 au plus tard par mail avec facture originale et demande de règlement en fichiers attachés, les dossiers parvenus ultérieurement seront traités la quinzaine suivante.
Prochain Règlement :
5 : Facturation
11- Facturation dans le système par le RA ou permanents
Passer les dossiers en validation. Si besoin d'aide, contactez : interce_communication@hpe.com
Rappel des différents statuts du dossier :
=> Demande en ligne (comme une préinscription) : la demande peut être annulée ou modifiée par l’inscrit. Les prix peuvent être modifiés. Ne plafonne pas les demandes de place.
=> Demande en ligne web : Calcule le coût du dossier. Plafonne le nombre de place.
=> En attente : la demande peut être annulée ou modifiée par le RA. La demande ne peut pas être annulée par l’OD.
=> Validé : ne peut pas être modifié par le RA et met en paiement le dossier à la fin du mois.
Une fois le dossier validé on ne peut pas revenir en attente.
=> Annulé : doit être fait par un permanent si le dossier a déjà été validé et mettre la gestion paiement en
copie
