Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.interce-grenoble.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales, InterCE est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de l'InterCE, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel, sur le site, par InterCE, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, InterCE ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
InterCE peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par InterCE via le service des ressources humaines sont :
le nom, le prénom, et le type de contrat du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par InterCE, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, sexe, date de naissance, coordonnées professionnelles( mail et Numéro de télèphone), coordonnées personnelles( adresse postale, mail, numéro de télèphone) ;
– le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ( dans le cadre d'une activité spécifique)
b) Pour la situation familiale :
– situation matrimoniale
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut ; site et date de sortie également
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille)
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par InterCE, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations de l'interce : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions … à titre d’exemple : cartes/chèques cadeaux, billetterie - spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, location de vacances, chèques vacances, commandes groupées
l'interce pouvantproposer :
- billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques…
- attribution de prêt à caractère social
- proposition d’offres promotionnelles
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités de l'interce, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
InterCE ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
InterCE est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation de l'interce (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par InterCE sont :
InterCE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
InterCE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :
- Auprès de l'interce : en envoyant sa demande à l’adresse email : interce_communication@hpe.com
- En vous connectant sur votre espace Mon Compte du site https://www.interce-grenoble.fr via la rubrique J’accepte la politique de confidentialité de l'interce.
Bien que la responsabilité sur la durée de conservation des données et donc de la purge de celles-ci incombe à l'interce, l’utilisateur peut demander par mail ou courrier la suppression définitive de ses données personnelles à l'interce si la suppression ne va pas à l’encontre des obligations légales et sociales de l'interce.
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant, via l'interface du CSE dans la rubrique compte ou par la boite contact du CSE: contact.cehpeccf@hpe.com
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante: bruno.cornec@hpe.com
InterCE est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.